ERP (Enterprise Resource Planning)

                                                            

ERP (Enterprise Resource Planning)

1DB05 KELOMPOK 7 : ·        ARDI BAGAS PRATAMA (31114490) ·        ERWIN KARDINTO (33114651) ·        HILMAN (34114995) ·        MAULINA NURMALANINGSIH (36114486) ·        OCTHA TRI WIJANARKO (38114306) ·         SALIM ABDULLAH (39114948)

I.  PENDAHULUAN

1.      Sejarah ERP

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

Untuk mendapat gambaran yang lebih luas mengenai ERP, berikut adalah beberapa pengertian ERP menurut parah ahli.

• Menurut Daniel E. O’ Leary dalam bukunya Enterprise Resource Planning Systems (Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk), ERP adalah paket software powerful yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsi yang terpisah.
• Menurut James Hall dalam bukunya Accounting Information Systems (Buku 1, Edisi 13, Halaman 45), ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya.
• Menurut Ellen Monk dan Bret Wagner dalam bukunya Concepts in Enterprise Resource Planning (Third Edition, Halaman 1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program ERP membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.

Kebutuhan akan ERP dalam perusahaan muncul dikarenakan kekurangan dari model sistem informasi tradisional yang bersifat terpisah, yaitu:

• Banyaknya duplikasi atau redudansi data karena sistem yang dimiliki masing-masing fungsional berbeda dan tidak terintegrasi.
• Pihak manajemen dan strategis kesulitan mendapatkan informasi yang melibatkan data dari berbagai fungsional bisnis karena diperlukan proses untuk mengintegrasikan data-data yang ada.
• Data yang bersifat terpisah memiliki resiko ketidakvalidan yang tinggi.
• Pengguna yang harus mengakses sistem dari beberapa fungsional bisnis direpotkan oleh banyaknya akun yang perlu diingat untuk mengakses masing-masing sistem serta model user interface yang terkadang berbeda pada masing-masing sistem sehingga perlu dipelajari secara khusus.

Pemanfaatan ERP secara tepat akan memberikan keuntungan dan nilai lebih bagi perusahaan, antara lain:

• Sistem yang terintegrasi akan memberikan tingkat kevalidan data yang lebih tinggi serta menghilangkan duplikasi atau redudansi data.
• Informasi yang diperlukan perusahaan dapat diperoleh dengan lebih cepat, bahkan secara real time.
• Hanya ada satu portal akses sistem bagi seluruh pengguna dan menyajikan user interface yang cenderung sama sehingga pengguna lebih mudah menggunakannya.
• Pemanfaatan sistem yang terintegrasi akan menjadikan proses bisnis lebih cepat dan bersifat paperless karena dihilangkannya beberapa proses manual yang tidak diperlukan lagi.
• Kontrol terhadap keamanan, ketersediaan dan kehandalan sistem menjadi lebih mudah karena semua sistem yang digunakan masing-masing fungsional telah terintegrasi.

Seiring berkembangnya dunia teknologi informasi, sistem ERP juga semakin maju. Bahkan saat ini, sistem ERP dapat diakses melalui berbagai perangkat mobile dari luar perusahaan melalui internet, sehingga dapat dijangkau oleh pengguna kapanpun dan dimanapun mereka berada. Hal ini tentunya juga diiringi oleh semakin majunya mekanisme keamanan dari sistem tersebut.

Bentuk ERP pada tiap-tiap perusahaan akan berbeda sesuai dengan kebutuhan dan scope dari perusahaan tersebut. Perusahaan dapat membuat ERP mereka sendiri, melibatkan developer atau membeli produk ERP yang sudah disediakan oleh beberapa perusahaan, seperti Oracle, SAP, Microsoft dan lainnya.

2.      Perkembangan Versi

Sejak semula dikeluarkan (1960), ERP telah mengalami evolusi yang cukup drastis. 

Tahap I (Material Requirement Planning-1960)

-          Cikal bakal ERP adalah konsep MRP

-          Pada tahun 1960, dunia manufaktur membuat teknik

-          perhitungan manufaktur  Dasar perhitungan adalah menggunakan Bill of

-          Material yang berupa daftar kebutuhan bahan baku (Raw Material) yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk.

Dengan perhitungan status persediaan inventory serta jadwal produksi, sistem tersebut dapat memberikan rekomendasi pembelian bahan baku yang dibutuhkan . Sistem ini dikenal dengan MRP, yang merupakan  singkatan dari Material Requirement Planning.

MRP dirancang agar dapat menjawab :

-          Produk apa yang akan dibuat ?

-          Apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut ?

-          Apa yang sudah dimiliki ?

-          Apa yang harus dibeli ?

Tahap II (Close Loop MRP-1970)

-          Di tahun 1970 proses MRP diintegrasikan dengan fungsi-fungsi bisnis manufaktur lain, yang kemudian menghasilkan sistem baru yang disebut dengan Manufacturing Resource Planning

-          MRP mendukung perencanaan hingga ke penjualan dan produksi, penjadwalan, perkiraan order konsumen.

Tahap III (Manufacturing Resource Planning/MRPII-1980)

-          Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II§ (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi.

-          MRP II mirip seperti Close Loop MRP ditambah dengan tiga elemen :

 ▪ Perencanaan penjualan dan operasi, yang digunakan untuk menyeimbangkan antara permintaan dan persediaan.

 ▪ Antarmuka keuangan, kemampuan menterjemahkan rencana operasional (dalam bentuk pieces, kg, gallon, dan satuan lainya) menjadi satuan biaya.

 ▪ Simulasi, kemampuan melakukan analisis untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan dalam satuan unit maupun uang.’

Tahap IV (Enterprise Resource Planning-1990)

-          Pada awal tahun 1990-an dunia industry mengembagkan MRP-II menjadi sebuah sistem dengan scope yang lebih luas yang kemudian dikenal dengan Enterprise Resource Planning (ERP) .

-           Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan  pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.

-          Penambahan modul lain meliputi proses manufacturing, distribution, personel, project management, payroll, dan finance.

Tahap V (Extended ERP / ERP II-2000)

-          Generasi ini diluncurkan tahun 2000

-           Perluasan dari sistem ERP sebelumnya.

-           Menambahkan fungsi area pada Sales Marketting dan Customer Support sehingga mampu menjembatani komunikasi dengan supplier dan konsumennya. 

II.  PEMBAHASAN

1.      Modul/Kualitas yang ada pada ERP

Secara modular, ERP terdiri atas tiga modular utama yaitu : modul operasi , modul akunting dan finansial serta modul sumber daya manusia. Berikut ini penjelasan dari setiap modulnya :

a). Modul Operasi, terdiri atas :

• General Logistik, adalah proses aliran pendistribusian yang efisien dalam pemnyimpanan barang dari titik asal / titik prosuksi ke titik konsumsi. Modul ini juga terintegrsi dengan modul lainnya,misalnya production & planning, enterprise controlling, dll.
• Sales and Distribution, merupakan ujung tombak dari suatu perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sales lebih menitikberatkan pada pencarian pasar dan produk. Sedangkan distribution difokuskan pada penggunaan strategi yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar.
• Material and Management, merupakan modul yang bertujuan untuk mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaan, pembelian, sampai penyimpanan material.

b). Financial Accounting Module

merupakan inti/core atau dasar dari kebanyakan sistem software ERP. Karena Modul Finasial ini mampu untuk mengumpulkan data keuangan dari berbagai departemen fungsional, dan mampu untuk menghasilkan laporan keuangan yang sangat berharga . Beberapa fungsi financial accounting module : 

1. Menghandle semua account yang berhubungan dengan masukan atau entri dan menghandel dampak dari entri tersebut terhadap system secara keseluruhan.
2. Mencatat semua proses keuangan yang masuk dan juga mencatat semua bagaimana keuangan tersebut digunakan.
3. Dengan adanya Modul ini, maka para pemilik perusahaan akan diberikan gambaran mengenai posisi keuangan meraka dan akan sangat membantu mereka dalam mengambil keputusan yang sifatnya sangat strategis.
4. Dengan adanya software finasial ini pula, manajemen dapat mengetahui kondisi finansial perusahaan mereka kapan saja dan dimana saja.

Modul Financial Accounting,terdiri atas beberapa submodul sebagai berikut :

• General Accounting adalah sebuah modul yang ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. dan juga modul ini digunakan untuk mengukur kinerja keuangan perusahaan berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal.
• CO-Controlling berfungsi dalam Cavital Invesment , aktivitas keuangan perusahaan, pendanaan terhadap pembelian, pengadaan, penggunaan dana untuk setiap area dan pengendalian terhadap biaya serta profit yang berdasarkan semua aktivitas perusahaan.
• Invesment Management adalah modul yang digunakan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixxed assets dari perusahaan dan membantu menajemen dalam membuat keputusan.
• Enterprise Controlling berfungsi dalam memberikan akses bagi enterprise controoller mengenai hal-hal seperti; kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance aset perusahaan, dll.
• Treasury , modul ini berfungsi untuk mengintegrasikan atara cash management dan cast forecasting dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.

      

c). Human Resources Module

merupakan perluasan dari ERP module. HR modul memetakan secara tegas tentang managerial sumber daya manusia dan juga meletakkan tenaga kerja itu sebagai asset atau capital. HR modul secara rutin akan memaintain secara lengkap database kepegawaian termasuk diantaranya informasi informasi mengenai detail penggajian, data krhadiran pegawai, data evaluasi performance karyawan, dan data promosi karyawan. Pada dasarnya Modul ERP ini memiliki sebuah software khusus yang mengintegrasikan semua informasi dari berbagai macam aplikasi yang disatukan kedalam sebuah database.

2.      KEUNGGULAN DAN KELEMAHAN ERP

Keunggulannya :

1.      Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.

2.      Rancangan Perekayasaan

3.      Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

4.      Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks

5.      Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan

6.      Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada
level inti

Kelemahannya:

1.      Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP

2.      Sistem ERP sangat mahal

3.      Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif

4.      ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

5.      Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

6.      Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

3.      Contoh Perusahaan yang menggunakan sistem ERP

ERP Pada PT.PLN (Persero)

ERP merupakan satu kesatuan dengan Strategi Utama PLN dalam membenahi operasional perusahaan secara keseluruhan tetapi saat ini ERPnya masih dalam Pilot Project. Pengembangan selanjutnya adalah integrasi antar sistem dengan ERP. seperti pelayanan pelanggan CIS(Sistem pelanggan yang tersentraliasi), penerapan ERP akan mendahulukan kantor yang telah menerapkan sistem pelayanan pelanggan terlebih dahulu, karena PLN sangat concern atas pelayanan pelanggan.

PT PLN (Persero) memilih SAP sebagai paket perangkat lunak ERP. Keputusan untuk menerapkan SAP bukanlah keputusan yang mudah karena penerapan SAP membutuhkan biaya yang tinggi. Kebutuhan biaya bukan hanya diperlukan untuk pembelian aplikasi SAP saja, tetapi juga untuk pembelian hardware, database, jaringan komunikasi data dan juga biaya konsultan yang membantu pekerjaan penerapan sistem. Setelah sistem SAP diterapkan, manajemen perlu mengetahui apakah penerapan sistem tersebut berhasil atau tidak. Pengukuran keberhasilan penerapan sistem informasi sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengetahui apakah investasi yang telah dikeluarkan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Penerapan ERP di PLN sedikit-banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM disetiap unit pilot project PLN. Perubahan tersebut adalah seperti berikut:

> Manajemen Organisasi :

1. struktur organisasi dan perinciannya dikelola pada suatu sistem.
2. perubahan organisasi harus disetujui dan dikoordinasikan oleh kantor pusat PLN
3. jabatan dalam organisasi akan dikelompokkan berdasarkan kesamaan tugas dari 4. jabatan-jabatan di perusahaan.
4. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
5. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
6. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

> Administrasi pegawai :

1. tanggal pada surat penggajian harus konsisten
2. pengelolaan informasi keluhan dan kedisiplinan pegawai dapat dilakukan di dalam sistem
3. perpindahan pegawai dapat dimonitor di dalam sistem

> Administrasi Waktu Kerja :

1. Manajemen data berkaitan dengan waktu kerja pegawai termasuk waktu lembur dan lain sebagainya dilakukan tersentralisasi didalam sistem

>Penggajian :

1. proses penggajian akan dipusatkan di kantor pusat tiap unit.
2. data tentang administrasi penggajian di kerjakan di kantor unit bersangkutan.
3. data tentang penggajian harus diintegrasikan dengan bagian keuangan.
4. agar memudahkan bagian pembukuan untuk mencatat penggajian.

Penerapan ERP yang dilakukan oleh PLN PT. Persero Yogyakarta sedikit banyak telah membawa PLN menjadi lebih maju. Karena semua sistem yang dilakukan telah terintegrasi secara otomotis dengan PLN pusat. Dengan adanya integrasi tersebut, diharapkan PLN PT. Persero Yogyakarta akan semakin loyal terhadap para pelanggan.

III. PENUTUP

            1. Kesimpulan

            ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

Sejak semula dikeluarkan (1960), ERP telah mengalami evolusi yang cukup drastis. 

1. Tahap I (Material Requirement Planning-1960)

2. Tahap II (Close Loop MRP-1970)

3. Tahap III (Manufacturing Resource Planning/MRPII-1980)

4. Tahap IV (Enterprise Resource Planning-1990)

5. Tahap V (Extended ERP / ERP II-2000)

Modul/Kualitas yang ada pada ERP

a). Modul Operasi, terdiri atas :

• General Logistik
• Sales and Distribution
• Material and Management

b). Financial Accounting Module

merupakan inti/core atau dasar dari kebanyakan sistem software ERP. Karena Modul Finasial ini mampu untuk mengumpulkan data keuangan dari berbagai departemen fungsional, dan mampu untuk menghasilkan laporan keuangan yang sangat berharga .

Modul Financial Accounting,terdiri atas beberapa submodul sebagai berikut :

• General Accounting 
• CO-Controlling 
•  Invesment Management 
•  Enterprise Controlling 
•  Treasury 

c). Human Resources Module

Merupakan perluasan dari ERP module. HR modul memetakan secara tegas tentang managerial sumber daya manusia dan juga meletakkan tenaga kerja itu sebagai asset atau capital. HR modul secara rutin akan memaintain secara lengkap database kepegawaian termasuk diantaranya informasi informasi mengenai detail penggajian, data krhadiran pegawai, data evaluasi performance karyawan, dan data promosi karyawan. Pada dasarnya Modul ERP ini memiliki sebuah software khusus yang mengintegrasikan semua informasi dari berbagai macam aplikasi yang disatukan kedalam sebuah database.

KEUNGGULAN DAN KEKURANGAN ERP

Keunggulannya :

-          Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.

-          Rancangan Perekayasaan

-          Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

-          Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks

-          Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan

-          Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

Kekurangannya:

-          Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP

-          Sistem ERP sangat mahal

-          Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif

-          ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

-          Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

-          Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

Contoh perusahaan yang menggunakan sistem ERP adalah PLN PT. Persero.

2. DAFTAR PUSTAKA

- https://aliandidoni.wordpress.com/2013/04/10/mengenal-modul-modul-enterpsrise-resource-planning-erp/

- http://handzmentallist.blogspot.com/2010/05/kelebihankelemahan-dan-tahapan-erp.html

- http://aium23.wordpress.com/2012/03/11/integrasi-sistem-pada-pln-pt-persero-dan-manfaat- integrasi-tersebut-bagi-pln-pt-persero-di-yogyakarta/

- http://chrysalis21.wordpress.com/2012/01/27/apa-itu-erp/

- https://erpsinus.files.wordpress.com/2012/11/pertemuan-4-sejarah-perkembangan-erp.pdf